En desarrollo de la política de Responsabilidad Total y en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, el
Decreto 1377 de 2013 y demás establece normas concordantes en materia de protección de datos,
el Grupo Tecnoquímicas establece los mecanismos y disposiciones generales que permiten
garantizar la conservación, protección e integridad de los datos personales en el desarrollo del objeto
social ha recaudado de los titulares con los cuales se relaciona.
La Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales aplica a todas las Bases de Datos y/o
Archivos que contengan datos personales y que sean objeto de tratamiento por Tecnoquímicas S.A.,
considerado como responsable del tratamiento de los datos personales. Igualmente, aplica para el
tratamiento de los datos personales que obtengan sus filiales, subordinadas y vinculadas. Las
sociedades a las que Tecnoquímicas S.A. les administra sus bases de datos y por las cuales es
enteramente responsable en cuanto a la obtención y tratamiento de datos (en adelante "Las
Sociedades") son: Adhinter S.A.S.; Arpack S.A.S.; Coldesivos S.A.S.; Constructeq S.A.S.; Indugráficas
S.A.S; Laboratorios Teramed S.A. de C.V.; Tecnofar TQ S.A.S.; Tecnoquímicas del Ecuador S.A.;
Tecnoquímicas S.A. Guatemala; Tecnosur S.A.; TQ International CORP; Inversiones TQ S.A.S. No
obstante el listado anterior, esta política se hará extensiva a cualquier otra sociedad que llegare a
ser parte del Grupo Tecnoquímicas, se configurare como una de sus vinculadas y/o subordinadas o
a cualquiera sobre las que Tecnoquímicas asuma la administración.
Los lineamientos contenidos en el presente documento aplican para las bases de datos personales
que puedan ser proporcionados o recabados por empleados; clientes; proveedores; contratistas; así
como sus dependientes; profesionales de la salud; consumidores o posibles consumidores; usuarios
de los portales Web propios o administrados por o para Tecnoquímicas S.A. o Las Sociedades;
participantes en sorteos, concursos o actividades promocionales; usuarios y seguidores de páginas
como las Fan Page de Facebook de las marcas y productos de Las Sociedades o de Tecnoquímicas
S.A.; seguidores o contactos de cualquier cuenta de Tecnoquímicas S.A. en cualquier red social que
tenga o administre ella o Las Sociedades; visitantes de las instalaciones de Tecnoquímicas S.A. o
Las Sociedades; o en general, cualquier titular cuando el contacto que se haga con él y la recolección
o el tratamiento de sus datos amerite la protección de los mismos y el cuidado definidos por la ley
de protección de datos personales en Colombia.
2. Definiciones
Para efectos de la aplicación de las reglas contenidas en las presentes políticas, y de acuerdo con lo
establecido en el artículo 3 de la Ley 1581 de 2012, se entiende por:
a) Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del Titular para
llevar a cabo el
Tratamiento de datos personales.
b) Aviso de privacidad: documento físico, electrónico o en cualquier otro
formato generado por el
Responsable que se pone a disposición del Titular para el tratamiento de sus datos personales. En
el Aviso de Privacidad se comunica al Titular la información relativa a la existencia de las políticas
de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las
características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
c) Base de datos: conjunto organizado de datos personales que sea objeto de
Tratamiento.
d) Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una
o varias personas
naturales determinadas o determinables.
e) Dato privado: es aquel que por su naturaleza íntima o reservada sólo es
relevante para el Titular.
f) Datos sensibles: aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso
indebido puede generar
su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política,
las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales o de
derechos humanos, o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los
derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la
vida sexual y los datos biométricos.
g) Encargado del Tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada,
que por sí misma o en
asocio con otros realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del
Tratamiento.
h) Responsable del Tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada,
que por sí misma o en
asocio con otros decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
i) Titular: persona natural cuyos datos personales sean objeto de
Tratamiento.
j) Tratamiento: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos
personales, tales como
la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de los mismos.
3. Principios rectores:
Los principios que se establecen a continuación constituyen los parámetros generales que serán
respetados por Tecnoquímicas S.A. en los procesos para el tratamiento de datos personales.
a) Principio de finalidad: el Tratamiento de los datos personales recogidos por Tecnoquímicas S.A.
debe obedecer a una finalidad legítima de la cual debe ser informado el Titular.
b) Principio de libertad: el Tratamiento sólo puede llevarse a cabo con el consentimiento previo,
expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin
previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
c) Principio de veracidad o calidad: la información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa,
exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales,
incompletos, fraccionados o que induzcan a error. Política de Tratamiento de Datos Personales
Tecnoquímicas S.A.
d) Principio de transparencia: en el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener
de Tecnoquímicas S.A., en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la
existencia de datos que le conciernan.
e) Principio de acceso y circulación restringida: los datos personales, salvo la información pública,
no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo
que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los
Titulares o terceros autorizados.
f) Principio de seguridad: la información sujeta a Tratamiento por parte de Tecnoquímicas S.A. se
deberá proteger mediante el uso de las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias
para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o
acceso no autorizado o fraudulento.
g) Principio de confidencialidad: todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos
personales están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada
su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.
4. Aviso de privacidad
El Aviso de Privacidad es el documento físico, electrónico o en cualquier otro formato, que es puesto
a disposición del Titular para el tratamiento de sus datos personales. A través de este documento se
comunica al Titular la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de
información que serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del
tratamiento que se pretende dar a los datos personales. El Aviso de Privacidad de TECNOQUÍMICAS
S.A. está disponibles, entre otros medios, en la página web www.tecnoquimicas.com.
5. Autorizaciones
La autorización de uso de datos personales de los titulares por parte de Tecnoquímicas S.A. y Las
Sociedades requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular de los mismos.
Tecnoquímicas S.A y Las Sociedades, se reservan el derecho a confirmar la información otorgada
para verificar que el consentimiento es otorgado para el uso de los datos personales o para la
inscripción efectiva del usuario en las actividades que sean ofrecidas.
En el tratamiento de Datos Personales que realizar Tecnoquímicas S.A., la permanencia de los datos
en sus sistemas de información estará determinada por la finalidad de dicho tratamiento. En
consecuencia, agotada la finalidad para la cual se recolectaron los datos, Tecnoquímicas S.A.
Procederá a su destrucción o devolución, según el caso, o bien a conservarlos según lo dispuesto en
la ley, adoptando las medidas técnicas que impidan un tratamiento inadecuado.
5.1 Autorización para el tratamiento de datos de menores de edad y personas con capacidad de
ejercicio limitada
La recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de datos personales de menores o de
personas con capacidad de ejercicio limitada, por parte de Tecnoquímicas S.A. y Las Sociedades,
requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado de los padres, tutores, curadores o
representantes de los menores de edad o de las personas con capacidad de ejercicio limitada (según
sea el caso). Tecnoquímicas S.A., en su condición de responsable del tratamiento de datos
personales contenidos en sus Política de Tratamiento de Datos Personales Tecnoquímicas S.A.
bases de datos y de Las Sociedades, ha dispuesto de los mecanismos necesarios para obtener la
autorización de los padres, tutores, curadores o representantes de los menores de edad o de las
personas con capacidad de ejercicio limitada, garantizando en todo caso que sea posible verificar el
otorgamiento de dicha autorización. Cualquier uso que Tecnoquímicas S.A y Las Sociedades hagan
de los datos personales, velará por la protección absoluta de los derechos de los menores de edad,
respetando su interés superior y los derechos fundamentales en especial su integridad y dignidad.
Si Tecnoquímicas S.A y/o Las Sociedades descubren que se ha recolectado información de menores
o personas con capacidad de ejercicio limitada, sin el consentimiento de sus padres, curadores,
tutores o representantes, procederá a eliminar el registro lo más pronto posible de acuerdo con la
legislación aplicable en Colombia.
5.2 Autorización para la recolección de datos sensibles
Para la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de datos personales sensibles,
deberá mediar una autorización explícita de dicho tratamiento, informándole al titular el carácter
facultativo de la autorización, de conformidad con la naturaleza de los datos.
6. Finalidades
El tratamiento que realizará Tecnoquímicas S.A., será el de recolectar, almacenar, procesar, circular,
compartir, usar, transmitir o transferir (según corresponda) los datos personales, atendiendo de
forma estricta los deberes de seguridad y confidencialidad de acuerdo con las siguientes finalidades:
6.1 Finalidades dirigidas a los empleados y colaboradores
a) Cumplimiento de obligaciones legales y garantizar derechos laborales.
b) Proceder a la gestión adecuada de la relación laboral.
c) Realizar los procesos necesarios para el pago de la nómina.
d) Realizar actividades de prevención de riesgos laborales.
e) Mantener al empleado al tanto sobre actividades de bienestar o educación.
f) Realizar tratamiento estadístico de los datos de nuestros empleados.
g) Atender adecuadamente sus peticiones y/o solicitudes.
h) Compartir la información con terceros y/o encargados aliados para el cumplimiento de las
finalidades descritas.
i) Las demás finalidades que determinen los Responsables en procesos de obtención de Datos
Personales para su Tratamiento y que sean comunicadas a los Titulares en el momento de la
recolección de los datos personales.
6.2 Finalidades dirigidas a los consumidores
a) Cumplimiento de obligaciones legales y garantizar derechos del consumidor.
b) Informarles sobre las marcas y productos que se comercializan, así como sobre las actividades
promocionales que se llevan a cabo, todo dentro de los términos autorizados por la legislación
respectiva.
c) Mantenerlos al tanto sobre actividades de educación continuada en las áreas de medicina y
cuidado de la salud, enmarcados dentro de las limitaciones legales Política de Tratamiento de Datos
Personales Tecnoquímicas S.A. que se tienen sobre los productos de prescripción médica y las
audiencias a las que están dirigidas.
d) Evaluar la calidad de los productos y el nivel de conocimiento que tienen los consumidores sobre
ellos.
e) Realizar tratamiento estadístico de los datos de los consumidores.
f) Realizar estudios internos sobre hábitos de consumo.
g) Atender adecuadamente sus peticiones, solicitudes y reclamos.
h) Compartir la información con terceros y/o encargados aliados
para el cumplimiento de las finalidades descritas.
i) Las demás finalidades que determinen los Responsables en procesos de obtención de Datos
Personales para su Tratamiento y que sean comunicadas a los Titulares en el momento de la
recolección de los datos personales.
6.3 Finalidades dirigidas a los clientes
a) Cumplimiento de obligaciones legales y garantizar sus derechos.
b) Verificar que su información sea veraz.
c) Evidenciar que sus bienes no proviene de actividades ilícitas.
d) Reportar y consultar a centrales de riesgo.
e) Informarle sobre las marcas y productos que se comercializan, así como sobre las actividades
promocionales que se llevan a cabo, todo dentro de los términos autorizados por la legislación
respectiva.
f) Levantar registros contables, financieros y estadísticos.
g) Prestar los servicios acorde a las necesidades del titular.
h) Compartir la información con terceros y/o encargados aliados para el cumplimiento de las
finalidades descritas.
i) Las demás finalidades que determinen los Responsables en procesos de obtención de Datos
Personales para su Tratamiento y que sean comunicadas a los Titulares en el momento de la
recolección de los datos personales.
6.4 Finalidades dirigidas a los proveedores
a) Cumplimiento de obligaciones legales y garantizar sus derechos.
b) Verificar que su información sea veraz.
c) Evidenciar que los bienes y servicios prestados no proviene de actividades ilícitas mediante
consulta en diferentes fuentes de información.
d) Reportar y consultar a centrales de riesgo.
e) Levantar registros contables, financieros y estadísticos.
f) Mantener una eficiente comunicación de la información que sea de utilidad en los vínculos
contractuales en los que sea parte el Proveedor.
g) Realizar procesos de debida diligencia respecto al cumplimiento de las obligaciones y
compromisos pactados de cumplimiento de normas o procedimientos.
h) Compartir la información con terceros y/o encargados aliados para el cumplimiento de las
finalidades descritas.
i) Las demás finalidades que determinen los Responsables en procesos de obtención de Datos
Personales para su Tratamiento y que sean comunicadas a los Titulares en el momento de la
recolección de los datos personales.
6.5 Finalidades dirigidas a profesionales de la salud
a) Cumplimiento de obligaciones legales y garantizar sus derechos. Política de Tratamiento de Datos
Personales Tecnoquímicas S.A.
b) Informarle sobre las marcas y productos que comercializamos, así como sobre las actividades
promocionales que llevamos a cabo, todo dentro de los términos autorizados por la legislación
respectiva.
c) Mantenerlo al tanto sobre actividades de educación continuada en las áreas de medicina y
cuidado de la salud, enmarcados dentro de las limitaciones legales que se tienen sobre los productos
de prescripción médica y las audiencias a las que están dirigidas.
d) Evaluar la calidad de nuestros productos y el nivel de conocimiento que tienen los profesionales
de la salud sobre ellos.
e) Enviar y entregar artículos promocionales, de utilidad médica, educativos y muestras médicas sin
valor comercial.
f) Enviar invitaciones a eventos, congresos, seminarios, charlas científicas, médicas y académicas.
g) Negociar y celebrar contratos de prestación de servicios y asistencia técnica, así como realizar
pagos por los servicios prestados.
h) Realizar los reportes que correspondan al Registro de Transferencias de Valor del Sector Salud
establecidos por el Ministerio de Salud y Protección Social, en cualquiera de las modalidades y
conforme a los valores y reglas establecidas en la Resolución 2881 de 2018, para su posterior
publicación por parte de dicha entidad, con la finalidad de garantizar la transparencia de las
relaciones entre actores del sector salud y la industria farmacéutica y de tecnologías en salud.
6.6 Finalidades dirigidas a la seguridad física
Con el propósito de garantizar la seguridad de los empleados, visitantes, bienes y edificaciones, se
han dispuesto controles de acceso al interior o en el perímetro exterior de las instalaciones de las
empresas que conformar el Grupo, por ejemplo, pero no limitado al monitoreo y grabación de
imágenes a través de sistemas de vídeo vigilancia, y registro de los vehículos.
7. Deberes en relación con el tratamiento de los datos personales
Tecnoquímicas S.A. reconoce que los datos personales son propiedad de las personas naturales a
las que se refieren y que sólo ellas pueden decidir sobre los mismos. En este sentido, hará uso de
ellos sólo para aquellas finalidades para las que se encuentra facultado debidamente en la
autorización obtenida al momento de recabar el dato, y respetando las normas legales vigentes.
De conformidad con lo establecido en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, Tecnoquímicas S.A. se
compromete a cumplir en forma permanente con los siguientes deberes en lo relacionado con en el
tratamiento de datos personales:
a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de habeas data.
b) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su
adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
c) Realizar oportunamente, esto es, en los términos previstos en los artículos 14 y 15 de la Ley 1581
de 2012, la actualización, rectificación o supresión de los datos.
d) Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en
el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012. Política de Tratamiento de Datos Personales Tecnoquímicas
S.A.
e) Insertar en la base de datos la leyenda "información en discusión judicial" una vez notificado por
parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad o detalles
del dato personal.
f) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo
haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
g) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
h) Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los
códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
i) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y
Comercio.
8. Derechos de los Titulares de la Información
De conformidad con lo dispuesto en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el titular de datos personales
tiene los siguientes derechos:
a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a Tecnoquímicas S.A., en su condición
de Responsable y Encargado del Tratamiento.
b) Solicitar prueba de la autorización otorgada a Tecnoquímicas S.A., en su condición de
Responsable y Encargado del Tratamiento.
c) Ser informado por Tecnoquímicas S.A., previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus
datos personales.
d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto
en la Ley 1581 de 2012, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable
del Tratamiento.
e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten
los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
Tecnoquímicas S.A. garantizará el derecho de acceso a los datos personales del Titular, previa
acreditación de su identidad o la de su representante, poniendo a disposición de este, de manera
gratuita o a su costo en caso que corresponda, sus datos personales a través de medios físicos o
electrónicos que permitan el acceso directo a ellos, de forma que el Titular pueda hacer efectivo su
derecho de rectificar, corregir o solicitar la supresión de todos sus datos o de parte de estos. Toda
solicitud debe ser presentada a través de los medios señalados en el Aviso de Privacidad, y contener,
como mínimo, la siguiente información: A) El nombre y domicilio del Titular, o cualquier otro medio,
como un correo electrónico, que permita comunicarle la respuesta. B) Los documentos que acrediten
su identidad o la de su representante. C) La descripción clara y precisa de los datos personales
respecto de los cuales el Titular pretende ejercer sus derechos.
8.1 Ejercicio de los derechos de consulta, actualización de datos y reclamos
Los derechos de consulta, actualización de datos y reclamos pueden ser ejercidos por el Titular
debidamente identificado o por su apoderado o causahabiente (debe adjuntar copia del poder o
documento que lo certifique con la solicitud). En cuanto a los menores de edad, los derechos deberán
ejercerlos a través de quien acredite su representación legal.
Si se presenta la solicitud por parte de una persona que no sea el Titular de la información, se tendrá
como no presentada y no se dará respuesta a la misma.
a) Consultas
Los Titulares de los datos personales podrán consultar su información en las base de datos
administradas por Tecnoquímicas S.A. La consulta realizada por el Titular será atendida en máximo
diez (10) días hábiles a partir de la fecha de recibo de la solicitud. Si no es posible atender la consulta
en ese término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la
fecha en que se atenderá su consulta, sin superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento
del primer término.
b) Reclamos
El Titular que considere que la información contenida en alguna base de datos administrada por
Tecnoquímicas S.A. debe ser corregida, actualizada o suprimida, podrá presentar un reclamo ante
Tecnoquímicas S.A. Este reclamo debe formularse mediante una solicitud que contenga la
identificación del titular y la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, adjuntando los
documentos que se quieran aportar como prueba. Si el reclamo resulta incompleto, se informará al
interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes para que subsane las fallas. Después de
dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante allegue la información
solicitada, se entenderá que ha desistido del reclamo.
Una vez recibido el reclamo completo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles se incluirá en
la base de datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo. Dicha leyenda
deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día
siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no sea posible atender el reclamo dentro de dicho término,
se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual
en ningún caso superará lo ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
9 Seguridad de la información
En desarrollo del principio de seguridad establecido en la Ley 1581 de 2012, Tecnoquímicas S.A.
adoptará las medidas técnicas, de su recurso humano y administrativas que sean necesarias para
otorgar seguridad a los datos, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no
autorizado o fraudulento. Por lo tanto, cuando se compartan o transmitan datos a un Encargado se
celebrará un acuerdo donde se formalice la entrega o forma de recolección de los mismos, exigiendo
la respectiva confidencialidad, el cumplimiento de la presente Política de Protección de Datos
Personales y en donde además se precisará la finalidad con la cual se transmiten los datos.
Adicionalmente, se realizarán auditorias periódicas de las bases de datos y de los procedimientos
de seguridad implementados, con la finalidad de garantizar la confidencialidad y protección de la
información suministrada por los titulares. En caso de que se detecte alguna situación eventual que
llegar a poner en riesgo la seguridad de los datos personales, Tecnoquímicas S.A. y Las Sociedades
tomarán las medidas necesarias para amortizar el riesgo y proteger en todo momento la información
suministrada.
10 Responsables Internos
Tecnoquímicas S.A. designa como responsables de dar trámite a las peticiones, consultas y
reclamos de los titulares de la información, de las bases de datos de Tecnoquímicas S.A. y de Las
Sociedades, a las áreas de Servicios al Consumidor, de Cumplimiento y a la Vicepresidencia Jurídica
de Tecnoquímicas S.A., a quienes se deberán dirigir las solicitudes, y quienes en todo caso se
encargarán de la obtención de la información y la gestión necesaria al interior de Tecnoquímicas S.A.
para dar respuesta a los Titulares que así lo soliciten.
11. Vigencia
El presente documento entrará en vigencia desde el primero de septiembre de 2017 y hasta el
momento en que expresamente se revoque o modifique.
Última fecha de revisión y actualización 06 de junio de 2019.